Privacybeleid met betrekking tot de indiening en verwerking van de kandidaturen.
ANPI hecht het grootste belang aan de vertrouwelijkheid van uw gegevens. Bij het indienen en verwerken van sollicitaties treedt ANPI op als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze verwerken.
PERSOONSGEGEVENS
stand, nationaliteit en taal;
Kandidaten zijn in principe nooit verplicht om zogenaamde gevoelige informatie bekend te maken, zoals gedefinieerd door de privacywetgeving, behalve wanneer dit specifiek wettelijk vereist is of is toegestaan door een bepaalde omstandigheid. Dit is de reden waarom wanneer een kandidaat een
aanvraagformulier of een profiel invult of op welke manier dan ook met ANPI handelt,
hij/zij over het algemeen wordt gevraagd om geen informatie van dit type te verstrekken, met andere
woorden, details die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische
overtuigingen of lidmaatschap van een unie onthullen, maar ook genetische of biometrische gegevens, informatie over uw gezondheid of informatie over uw seksuele activiteiten of oriëntatie, strafrechtelijke overtuigingen en overtreding.
Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.
ANPI verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een
inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.
Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens
(naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een CV door te geven.
Eens de kandidaten deze gegevens aan ANPI hebben doorgegeven, kunnen ze zich
indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te
wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette
doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.
Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een
inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat ANPI deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende
informatie te verkrijgen over de diensten aangeboden door ANPI en, indien gewenst, om
bijkomende informatie te geven over hun professionele verwachtingen.
Wanneer de kandidaten een gesprek bij ANPI aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk
dat Profile Group hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat ANPI contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.
Deze informatie wordt verwerkt door ANPI om nieuwe werknemers te werven en
kandidaturen te analyseren en beheren. Dit houdt in:
- Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het
persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch gesprek, een rechtstreeks
gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
- De bewaring van deze gegevens;
- De raadpleging van deze gegevens;
- De verificatie en de analyse van deze gegevens;
- Het produceren van statistieken, marktonderzoeken... teneinde de ervaring van de kandidaat te
verbeteren;
- Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele
verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel
Het is omdat de kandidaat zijn / haar toestemming hiervoor heeft gegeven dat ANPI deze persoonlijke gegevens kan verwerken. ANPI moet deze gegevens verzamelen om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Zonder deze gegevens is ANPI niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen.
Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op de instemming van de
kandidaat, kan de kandidaat altijd zijn instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de
rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.
De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:
- De kandidaten zelf;
- De personeelsleden van ANPI die betrokken zijn bij het aanwervingsproces;
- De onderaannemers van ANPI (bijvoorbeeld de hostingprovider, de aanbieder
van wervingstool) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit
vereist.
- Overheidsinstanties indien de wet dit vereist.
Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun
persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd
door ANPI bewaard worden.
De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende
kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens
1 jaar na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee ANPI tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.
De kandidaten worden per e-mail twee weken voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet ANPI vragen hun gegevens langer te behouden, zodat ANPI hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 1 jaar, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van twee weken niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.
Kandidaten hebben, door zich in te loggen op hun persoonlijke profiel, op elk moment het recht op
toegang tot, bewerken, verbeteren en verwijderen van hun persoonlijke gegevens. Ze zijn ook vrij om
hun toestemming voor de verwerking van hun persoonlijke gegevens in te trekken. Deze intrekking zal automatisch leiden tot een onmiddellijke en onherroepelijke verwijdering van hun persoonlijke
gegevens.
Door een gedateerd, ondertekend verzoek (inclusief elektronisch) per e-mail naar hr@anpi.be
of per post samen met een identiteitsbewijs te sturen, kan elke kandidaat een gratis exemplaar (inclusief elektronisch) van zijn/haar persoonlijke gegevens krijgen van ANPI, en krijgt toegang tot het corrigeren of verwijderen van onjuiste of onvolledige gegevens, of het gebruik ervan beperken, binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek. Alle kandidaten hebben ook het recht om hun gegevens over te dragen.
Als ANPI de betrokken gegevens heeft doorgegeven aan andere personen, neemt ANPI alle redelijke maatregelen om deze personen op de hoogte te stellen van het verzoek om zo elke link naar deze gegevens of een kopie of reproductie ervan te verwijderen.
Indien kandidaten een klacht willen indienen, kunnen ze dit doen bij De Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat, 35 te 1000 Brussel, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.
Zowel ANPI als de aanbieder van de wervingstool nemen alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-datemogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de
kandidaten.
Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het
huidige document ook aangepast worden. ANPI raadt u daarom aan om het regelmatig
te raadplegen als u zijn websites bezoekt en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of
aanpassingen duidelijk aangegeven worden.